What is mail merge in Hindi | Mail Merge Kya Hota Hain

Mail Merge मेल मर्ज

इस Command की Help से दो भिन्न-भिन्न Files में रखी हुई Information को एक File में मिलाकर ( Merge ) मेल किया जा सकता हैं। इसे ही Mail-merge कहा जाता हैं ।

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इस Command का Use जब एक ही Information को अनेक व्यक्तियों को करना हो तो किया जाता हैं, जैसे नोटिस, Invitation, Interview Call Letter Etc. Mail Merge in Hindi

Mail Merge

मेल मर्ज के लिए दो Document की Requirement होती हैं।

Master Document
Source Document

Master Document वह Document होता है जिसमें सभी के लिए समान सूचना जिसे सभी को एक साथ send करनी होती उसे Type किया जाता हैं।

Source Document वह File होती है जिसमें वह सभी Address होते हैं जिन्हे सूचना को Send करना होता हैं।

मेल मर्ज के लिए सबसे पहले Master Document File बनाना यानि वर्ड में फाइल बनानी होती हैं।

फिर Source Document फाइल जिसमें Address होते हैं। ( यह फाइल पहले से Excel में भी बनाई जाती हैं )

अंत में दोनों डॉक्यूमेंट मर्ज किया जाता हैं। ( इसे मेल मर्ज कहते हैं )

Start Mail Merge Group

माना की एक कम्पनी को Interview के लिए कई Call Letter Send करने है तो इस Option का प्रयोग किया जायेगा। इसमें सबसे पहले Master Doc ( Document ) तैयार किया जाता है।

इसे हम नीचे निम्न चरणों में समझ सकते हैं-

यूजर द्वारा सबसे पहले डॉक्यूमेंट ओपन करके उसमे Letter Type किया जायेगा।
फिर Document ( माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ) के Mailing Ribbon के Start Mail Merge Group से Start Mail Merge Command पर क्लिक किया जायेगा।

ऐसा करने पर निम्न Window Display होती हैं। इस Window में से Letter Option पर Click किया जायेगा।

Mail_Merge_Letter

Next Step में जाने के लिए Select Recipients कमांड पर Click किया जायेगा।

जिसमे निम्न Option Display होते हैं ( जो नीचे Image देखे ) इसमें से Type a New List ( यह लिस्ट Current टाइम बनाई जाती है ) पर Click करें।

Select_Recipients

Type a New List पर Click करने पर निम्न New Address List का Dialogue box Open होता हैं इसमें information को User द्वारा Fill किया जाता हैं –

New_Address_List

New Entry option का use New entry करने के लिए किया जाता हैं व delete ऑप्शन का यूज़ एंट्री को delete करने के लिए किया जाता हैं ।

यदि User Address List को अपनी Requirement के अनुसार Customize करना चाहता है तो Customize Columns पर क्लिक करके कर सकता है-

Customize_Columns

यदि यूजर इस पर क्लिक करे तो निम्न डायलाग बॉक्स ओपन होता है –

Customize_Address_List

ऊपर स्थित dialogue बॉक्स में Add का Use New Field Add करने के लिए किया जाता है click करने पर निम्न Box Open होता है।

जिसमे User New Field Name Type करके Ok पर क्लिक कर Field Add कर सकता है-

Add Field

Delete Option का Use पहले से स्थित field Name को Select कर Delete करने के लिए किया जाता हैं।

Rename ऑप्शन का Use पहले से स्थित field Name को Select कर उसका Name Change करने के लिए किया जाता है Rename पर Click करने पर निम्न बॉक्स Open होता हैं –