Mail Merge माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक Feature है जो आपको Excel Spreadsheet में Recipients की List के आधार पर Personalize Documents बनाने की अनुमति देती है, जैसे Letter या Mailing लेबल। यह Bulk Mailing भेजने या लोगों के एक बड़े समूह के लिए Personalize Documents बनाने के लिए एक उपयोगी Command हो सकता है।
First Step:-
Mail Merge का Use करने के लिए, आपको सबसे पहले Excel Spreadsheet या Microsoft Outlook एड्रेस बुक में Recipients की एक List बनानी होगी। इस List में वह Information शामिल होनी चाहिए जिसे आप अपने Personalized Documents में Include करना चाहते हैं, जैसे Name, Address और अन्य विवरण।
Second Step:-
आगे, आप Word में एक Document बनाएंगे जिसमें Personalized Information के लिए Placeholders शामिल हैं। उदाहरण के लिए, आप Recipient के Name और Address के लिए Placeholders के साथ एक Form Letter बना सकते हैं।
Third Step:-
अंत में, आप अपने द्वारा बनाए गए Document के साथ अपनी Recipient List से जानकारी Merge करने के लिए Mail Merge सुविधा का Use करेंगे। Word प्रत्येक Recipient के लिए उपयुक्त Placeholders में भरी गई Personal जानकारी के साथ एक अलग Document तैयार करेगा।
Mail Merge समय बचा सकता है और यह Ensure कर सकता है कि आपके Personalized Document Accurate और Consistent हैं।
Click And Read How to do Mail Merge?
Mail Merge के बारे में जानने के लिए यहां कुछ और, जो आपको Helpful लग सकती हैं:-
Letters and Mailing Labels के अलावा, Mail Merge का Use कई अन्य प्रकार के Personalize Documents बनाने के लिए किया जा सकता है, जैसे Envelopes, Name Tags और ईमेल संदेश।
Mail Merge का Use करते समय, आप Font, Text Size और Color जैसे Formatting Options का Use करके अपने Personalize Documents के Formatting को Customize कर सकते हैं। आप अपने Documents में Images और अन्य प्रकार के Media को भी Include कर सकते हैं।
आप Excel Spreadsheets, Outlook Address Books और अन्य प्रकार के Databases सहित विभिन्न प्रकार के Data Sources से Personalized Documents बनाने के लिए Mail Merge का उपयोग कर सकते हैं।
Mail Merge का Use Word दस्तावेज़ों, PDF Files और Email Messages सहित विभिन्न Formats में Personalized Documents बनाने के लिए किया जा सकता है।
Microsoft Word में एक Mail Merge Wizard शामिल है, जो Mail Merge Document बनाने की Process में Step-by-Step आपकी Help कर सकता है। Wizard में आपके Data Source का Selection करने, Personalized Information के लिए Placeholders Add और Merge का पूर्वावलोकन करने और उसे पूरा करने के Options Include हैं।
Mail Merge एक Fixed Layout वाले Document बनाने तक सीमित नहीं है। आप अपनी Recipient List में डेटा के आधार पर अपने Document के कुछ Sections को शामिल करने या निकालने के लिए Conditional Statements का Use कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप केवल एक Particular State में रहने वाले Recipients के लिए Text का एक Section Include करने के लिए एक Conditional Statement का उपयोग कर सकते हैं।
आप कई भाषाओं में Personalized Documents बनाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको प्रत्येक Language के लिए एक अलग Data Source बनाना होगा और प्रत्येक Document में Appropriate Language Version शामिल करने के लिए एक Conditional Statement का उपयोग करना होगा।
मेल मर्ज का उपयोग Personalize Document बनाने के लिए किया जा सकता है जिसमें Dynamic Content शामिल होता है, जैसे कि Current Date या Recipient के Name के नाम के आधार पर Personalize अभिवादन। ऐसा करने के लिए, आपको अपने Document और Data Source में Special Field Codesका उपयोग करना होगा।
Professional-Looking दिखने वाले Personalized Documents बनाने के लिए Mail Merge का उपयोग Microsoft Word में अन्य विशेषताओं, जैसे Templates, Styles और Formatting Options के Combination में किया जा सकता है।
Microsoft Word के अलावा, अन्य Application, जैसे Adobe Acrobat और Google Docs में Data Source के आधार पर Personalize documents बनाने का Features भी शामिल हैं। इन सुविधाओं के अलग-अलग नाम हो सकते हैं और Word में Mail Merge सुविधा की तुलना में थोड़ा अलग तरीके से काम कर सकते हैं।
About Mail Merge Important Things:-
- Mail Merge personalized दस्तावेज़ बनाने के लिए एक powerful Command है, लेकिन यह Complex भी हो सकता है और प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए Careful Planning की आवश्यकता होती है। यह एक अच्छा विचार है कि प्रक्रिया शुरू करने से पहले अपनी आवश्यकताओं पर और आप Mail Merge का Use कैसे करना चाहते हैं, इस पर सावधानी से विचार करें।
- मेल मर्ज का Use करते समय एक महत्वपूर्ण विचार यह सुनिश्चित करना है कि आपकी Recipient List में Accurate and up to date है। किसी भी Error या Inconsistencies के लिए अपने Data की सावधानी से जांच करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि इससे आपके Personal Document में समस्या हो सकती है।
- अपनी Recipient List बनाते समय, किसी भी Additional Fields को Include करना एक अच्छा विचार है जिसकी आपको अपने Personal Documents के लिए आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप Letters बना रहे हैं, तो हो सकता है कि आप Recipient का Name, Address और अन्य Personal Information के लिए Field शामिल करना चाहें।
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